私がおりますデジタル業界とかIT業界とか呼ばれる世界では、ToDo管理ツールというかタスク管理ツールみたいなものが星の数ほどあります。いろいなツールを試すことが趣味の人もいる模様です。かくいう私はToDo管理ツールなるものを使ったことが一切使ったことがなく、
Webカレンダーでええやん
と考えております。

Webカレンダーという呼び方が正しいのか分かりませんが、いわゆるグループウェアのスケジューラー機能です。これしか使ったことがありません。

私の場合、MTGはもちろん、資料作成タスクだろうが、「◯◯さんにメール返す」みたいな一瞬タスクだろうが、すべてカレンダーにブチ込みます。

ということで、私のスケジューラーはこういう感じになります。

これだけ見てるとまぁまぁなブラック企業ですが、当の私は仕事はけっこう楽しくやってるので、というか趣味の延長で仕事やってるようなものなので、特に問題ありません。

なお上の図はMicrosoftのOfficeです。googleのも使ったことありますが、googleの方が遥かに気の利いたサービスでした。がんばれMicrosoft。

なお誰も興味無いかもしれませんが、色をこうやって使い分けてます。

• ピンク：他人と共有する時間。社内外のMTGとか、共同作業も。
• 濃いオレンジ：この時間が締め切りとなる個人タスク。移動不可。
• 薄いオレンジ：時間の融通が利く個人タスク。移動可能。
• グレー：移動時間。これ入れないと瞬間移動を必要とするようなMTGを入れられる。
• 薄いピンク：業務外。飲み会とか。

ずっとこれでやってますが、これ以外に必要な定義は見つかってません。5つでオーケー。俺の場合。

さて、タスク管理ツールを使ったことが無い人間が偉そうに「最強だ！」とか言うのもおかしな話なのですが、以下の観点から考察しても、スケジューラーの方がいい、という結論になってしまいます。

スケジューラーの方がイケてるポイント

1. 作業時間の見積りを可視化できる

これが一番デカいです。どんな作業にも時間がかかるので、ただの資料作成(何の資料を作るかまで抑えるのがポイント)も、30分かかるのか3時間かかるのかをちゃんと時系列にしておくと、「追加の調査ができるか」とか「MTG入れられるか」とかがすぐ理解できます。

2. タスク完了できなかった場合の、後続タスクへの影響が明確

高確率で作業時間は押すので(俺だけかもしれんが)、それが終わらなかったら次に何のタスクが「どれくらい」遅れるのかが分かります。そうすると、寝る時間にどれだけ影響があるかすぐ分かります。逆に、その日に解決できないタスクになってしまった場合、次の日にずらすと、次の日の埋まり具合がすぐ可視化されます。

3. MTGが入る入らないが判断できる

基本的に仕事なんてMTGか手作業のどちらかなので、予定が空いているからといってMTG入れたらそら手作業できんくなりますわな、と。で、重要なのが、何時間分の手作業があるのかを正確に把握することかと思います。だいたい空いてる、とかじゃなく。それが正確にできないと、MTGを入れていいのか、あるいは入れたらその後が苦しいのか、がすぐわかります。その判断を正確にできる、というのがポイントです。

4. 後で振り返られる

単純に、「俺は何のプロジェクトのどんなタスクに時間を割いているのか」を統計的に知りたいので、まぁそれは見積との整合をとるためなのですが、いちいちタスク時間をカウントしなくても、後でこれを振り返れば計算ができるようになっています。

デメリット

他人が俺のスケジュール見た時に、ギョッとします。

タスク管理ツールの方がイケてるポイント

Doneに放り込むのが爽快

聞くところによると、終わったタスクをDoneに放り込むのがたまらなく気持ちいいらしいです。確かにスケジューラーにはその快感はございません。
まぁ、3時間で見積もってたタスクが2時間で終わるとめちゃ気分いいですが。

他にどういうメリットがあるのか知らないので、誰か教えてください。

まとめ

ということで、他人に強要は全くしませんが、スケジューラー以外の選択肢って無いんじゃない？くらいに思っています。ただ、
俺以外でこの方法やっているのを見たことが無い
ので、何か重大な欠陥に気づいていない可能性があります。タスク管理ツールの良さを教えて頂きたいです。